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¿Planificas bien tu tiempo o tu trabajo?


Francisco Padilla | 28 de enero de 2022

planificar el tiempo en la empresa

Es la pregunta del millón. Queremos tener tiempo para todo, pero vemos que se nos pasan los días y no acabamos la tareas importantes. ¿Hay solución para ello?

Yo te diría que sí y es más una cuestión de técnica que de organización propia en sí misma. 

1.- Introducción 3.- Marcar objetivo
4.- Gestión del NO
5.- Cuando planificar
6.- Conclusión

 
 

1.- Introducción


Hay personas que tienen la organización innata, en mi caso concreto, yo no era mal organizado pero tampoco de los buenos. Hace unos años me sometí a un programa de planificación y organización del tiempo con mi gran amigo Pablo Romeo de Smile Consultores

Pablo me dio una seria de claves muy importantes que hoy me dan la posibilidad de gerenciar una empresa, dirigir un club de vóley semiprofesional y ser vicepresidente de una asociación empresarial.

Te voy a explicar los puntos clave que tienen mí día a día:
 
 

2.- El planificador


El primer paso que debes tener es un planificador, no una agenda, un planificador. ¿En qué se diferencian? Fundamentalmente en una agenda se plasman tareas que luego vamos a ir realizando, en un planificador damos un paso más. Plasmamos tareas en dos bloques, el primero son las tareas clave para conseguir los objetivos y en el segundo son tareas que las tienes que hacer pero no son de vital importancia. 

mujer planificando su empresa

Esta diferenciación es vital porque las claves las tienes que hacer sí o sí en el día, si queda tiempo haces las otras, si no las pospones para mañana.  De esta manera siempre estamos seguros de que cada día vamos a dar un paso más en acercarnos a la meta que tenemos.

Si mi objetivo es que mi web tenga más tráfico las tareas clave pueden ser hacer un artículo para el blog de mi web, contratar a un consultor para SEO, publicar en Instagram, revisar la campaña de Google Ads, hacer una nota de prensa y enviarla a periódicos, …

Las tareas importantes en este caso pueden ser hacer la compra, ir a la gestoría, acercarte al banco, realizar deporte, … son actividades que también son importantes, pero no te llevan al objetivo de meter tráfico en la web.
 
 

3.- Marcar objetivo


El segundo paso es tener un objetivo claro. Debemos tener un objetivo medible, alcanzable y realista. Son características concretas de cada objetivo. Establecer un objetivo es un arte en sí mismo puesto que no es tan fácil como pensamos. Por ejemplo, si queremos ganarle una carrera de 100 metros a un amigo que normalmente nos gana, podemos caer en la tentación de que nuestro objetivo sea ganarle la carrera a mi amigo. No es así.

Tu amigo en la siguiente carrera puede ser que corra más lento y tú le ganes, pienses que has mejorado y no sea así. Le has ganado porque él ha corrido más lento. Si la siguiente vez corre a su nivel te volverá a ganar y tu sensación de fracaso o victoria no estará en tus manos, estarán en las suyas, y eso no es tener el control de la situación. Debemos enfocarlo de la siguiente manera.

planifica para llegar a tu meta

Tú amigo corre los 100 metros en 13 segundos. Es su marca más rápida. Tienes que medirlo y conocer este dato. Tú los corres en 15 segundos. Debes aumentar tu ritmo más de 2 segundos. Para ello debes entrenarte y ponerte metas intermedias que debes conseguir antes de llegar al objetivo final. Vas a un preparador y él te va a entrenar para llegar a ese tiempo. 

•    Primero detecta que tenemos que adelgazar 4 kilos, por lo que la primera meta será ésta.
•    La segunda meta es mejorar la salida y hacerla en 2 segundos en vez de en 3 segundos.
•    La tercera meta es mejorar la técnica en el tramo central para bajar medio segundo.
•    La cuarta es trabajar el sprint final y bajar 6 décimas de segundo.

Trabajando todo esto ordenadamente y no perdiendo el foco en el objetivo final bajaremos esos 2.1 segundos y correremos más rápido que la mejor marca de mi amigo. Esto es llegar a objetivo. En deporte la victoria siempre es la consecuencia del trabajo bien hecho, en la empresa también. Lo normal es que la carrera se la ganes a tu amigo, pero si él supera su mejor marca en 2 décimas le habrás ganado. En este caso le das la mano y lo felicitas. Pero tú siempre tendrás la sensación de que tienes el control sobre la carrera, que la mejora ha sido tuya y que si te trabajas otro objetivo terminarás ganándole.

Esto mismo lo tienes que enfocar a tu empresa, tu trabajo, tu vida, tu dieta, …
 

4.- Gestión del NO


El tercer paso es la gestión del NO. Puede parecer una tontería pero hay que saber evitar los ladrones de tiempo. Son personas o situaciones que nos van a robar un tiempo precioso en hacer actividades que no nos aportan nada. En este caso hay que tener un egoísmo sano

No hay que decir SI tan rápido. Una técnica que aprendí con Pablo es posponer la respuesta hasta que la pienses bien. Si no te lleva a objetivo hay que decir que NO. El tiempo es finito y normalmente pensamos en lo contrario. No tenemos todo el tiempo del mundo para hacer lo que queremos, así que hay que priorizar

aprende a decir no

Recuerda que es más caro el tiempo que el dinero, así que no lo malgastes y si tienes que tirar uno de los dos, que sea el dinero porque lo primero es mucho más caro. Por eso debes aprender a decir que NO a los planes que no te conducen al éxito.
 
 

5.- Cuando planificar


El quinto paso es cuando planificar. Normalmente cuando estamos en la jornada laboral vamos a buen ritmo y sacamos tareas con un buen nivel. Pensamos que mañana vamos a seguir igual porque estamos en caliente. Pero al otro día llegas y no sabes muy bien por donde ibas, porque estabas haciendo esto y porque de esta forma. Mientras coges el ritmo te pasa bastante tiempo. 

Para evitar esto hay que planificar el día de antes lo que vas a hacer al día siguiente. No hay nada mejor que llegar por la mañana y comenzar a realizar tareas como un autómata. La sensación de haber producido bien y rápido te da un bienestar y una productividad muy buena. Luego ya en caliente sigues haciendo otras tareas propias del día al mismo ritmo.
agenda tareas importantes en tu empresa

Esto hay que hacerlo también semanalmente. Normalmente los viernes me planifico la siguiente semana. Hay veces que tengo que acudir a un domingo si el viernes no he realizado el planing de la siguiente semana. Sea el día que sea la idea es que el lunes llegues con las tareas bien estructuradas. Es preferible perder una hora o dos en planificar que luego 10 en malgastar tiempo viendo qué hacemos. 

Un buen planing ahorra tiempo y dinero. Si además tienes personal a tu cargo esta tarea se convierte en vital. De lo contrario puede tumbar una empresa.

Con el personal hay que tener una regla de oro. Ordenas las tareas y que vayan comenzando a trabajar como algo prioritario. El último en comenzar a trabajar eres tú. Ve lanzando tareas a cada persona y luego resérvate tiempo para evaluar esas tareas. Ese trabajo es clave y es parte de todas las personas que organizan labores a los demás.
 
 

6.- Conclusión


Una buena planificación lo es todo en una empresa. Uno de los errores más grandes en toda corporación es la de trabajar duro en la dirección incorrecta. Querer abarcar más es conseguir menos. Hay que tener un foco nítido, claro, casi como un rayo láser. Debemos ser muy precisos en lo que queremos conseguir e ir a por ello. 

Todo el que consigue objetivos excelentes no es porque haga labores excelentes todos los días. Es porque hace cosas bien hechas constantemente. Con rutina. Con tesón. Con Confianza. Y eso es lo que da el camino al éxito. 

Si te fijas todas las personas que han conseguido éxito en algún momento de su vida tienen un camino labrado. Saben cómo hacerlo. A estas personas les despojas de todos sus bienes y dinero. Las dejas igual que tú, con las mismas pertenencias y consiguen el éxito de nuevo. ¿Por qué? Porque su éxito está en que saben hacer el camino. Saben planificar bien, focalizar correctamente y tienen la constancia y el buen hacer que los lleva a metas.

Espero que te haya servido de ayuda mi artículo. Técnicas de planificación hay más, pero estas son las que yo uso en mí día a día. Son muy útiles y desde luego fáciles de poner en marcha. Si la usas desde luego te van a ayudar y mucho.

Si te ha gustado el artículo coméntame. Te lo agradeceré :)

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